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Por que as reuniões não são bem-sucedidas?

Muitas vezes, as reuniões fracassam não como resultado de uma ação deliberada, mas porque ocorrem desentendimentos ou coincidências. Aqui estão algumas razões do porquê as reuniões podem falhar. Estas são "doenças" das reuniões, e pode ser útil reconhecer os "sintomas".

1- Interrupções e rupturas:
Salas barulhentas e interrupções como celulares e mensagens, gente chegando atrasada ou saindo mais cedo. Tudo isso atrapalha as reuniões.

2- Perda do foco:
As pessoas querem falar sobre aspectos da questão que não são relevantes e, dessa forma, a conversa é desviada para outros assuntos.

3- Objetivo não atingido:
As decisões não são tomadas. As pessoas dizem que precisam de mais tempo. As informações dadas não são adequadas ou não são compreendidas.

4- Motivos políticos ou interpessoais vêm à tona:
As reuniões se tornam um confronto. Os participantes formam gangues para duelar. Uma ou mais pessoas tentam manipular a reunião. Há segundas intenções no ar.

5- Falta de preparo:
As pessoas não têm os fatos ou as informações consigo. Não foi feita qualquer pesquisa. Os documentos enviados não foram lidos.

6- Má liderança:
Ou o líder comanda a reunião como um general, sem flexibilidade e todos ficam com medo de falar, ou o líder é fraco e a reunião é dominada pelos participantes. Entre esses dois extremos, a má liderança pode levar a: discussões irrelevantes, confrontos entre as pessoas, falta de disciplina e de padrões, gente lendo, conversas paralelas, atrasos, etc. Muitos problemas poderiam ser evitados com o líder adequado conduzindo a reunião.

7- Ambiente ruim:
Oito pessoas apertadas em uma sala em que cabem três. Uma mesa cheia de xícaras de café e de chá, sem espaço para papéis. Ou três pessoas na ponta de uma enorme mesa de conferência. Salas barulhentas, reuniões em escritórios abertos, salas abafadas ou frias, como pátios de escolas. Algo parece familiar nisso tudo?

8- Falta de cumprimento dos horários:
As reuniões começando tarde. As pessoas chegando atrasadas. As sessões estendendo-se demais. Reuniões terminando com apenas parte do programa concluído. Reuniões agendadas para momentos em que poucos dos participantes podem deixar o trabalho de lado, como, por exemplo, reuniões no final do mês para os contadores. Reuniões agendadas antes da informação necessária estar disponí-vel ou válida (receita para conversas sem assunto), ou tarde demais para influenciar decisões.

9- As pessoas certas ausentes:
As pessoas com informações necessárias não são convidadas ou não podem comparecer. Ausências inespe-radas. Quinze minutos perdidos no início telefonando para as pessoas para lembrá-las de que deveriam estar na reunião.

10- Sabotagem:
As pessoas deliberadamente tentando manipular a reunião. Participantes com rixas ou desentendimentos com o líder ou com outros participantes. Pessoas com segundas intenções, tentando conduzir a reunião no sentido que desejam.

11- Propósito indefinido:
Reuniões nas quais os participantes pensam estar por propósitos diferentes dos reais.

12- Reuniões desnecessárias:
Reuniões "porque temos uma semana inteira". Reuniões para passar uma simples mensagem, que poderia ter sido passada por e-mail ou memorando. Reuniões para pedir opiniões sobre uma idéia que poderia receber uma resposta escrita. Reuniões quando não há nada na agenda exceto os itens regulares. Reuniões para falar de assuntos já definidos ou arranjados em reuniões anteriores.

13- Pessoas erradas presentes:
Se a ausência das pessoas certas pode arruinar uma reunião, a presença das pessoas erradas pode ter o mesmo efeito. As pessoas que não querem ou não precisam estar lá podem atrapalhar a reunião, mesmo sem querer. Se elas não tiverem conhecimento dos assuntos que estão sendo discutidos, podem fazer perguntas desnecessárias para compreender os procedimentos.

Saber por quê as reuniões não são bem-sucedidas é parte da batalha. Você não pode fazer nada para resolver um problema, a menos que conheça sua causa.